Ako razmišljate o kupovini alata za upravljanje poslovnim sadržajem, jedno od najvažnijih pitanja trebalo bi biti: “Možemo li opravdati investiciju iz perspektive poslovanja?” Imajte na umu da softver za upravljanje sadržajem poduzeća može biti skup, pa racionalizirajte ulaganje s jasnim ciljevima, poput povrata ulaganja i/ili povećanja operativne učinkovitosti.
Kolika je vrijednost poslovnog sadržaja?
Poslovnim sadržajem nazivamo sve strukturirane i nestrukturirane podatke, dokumente, grafičke, video i audio zapise, različite baze podataka, emailove i sve ostale informacije koje prolaze organizacijom. Zbog velikih količina podataka, teško je pratiti i strukturirati sve informacije.
Za učinkovito upravljanje poslovnim sadržajem nije dovoljno znati koliko dokumenata se nalazi unutar organizacije, nego je bitan i cjelokupni sadržaj svakog pojedinog dokumenta. Ovdje ključnu ulogu ima ECM čiji je glavni zadatak digitalizirati sadržaj, učiniti ga dostupnim, upravljati njime i sigurno ga distribuirati.
Što je ECM?
ECM (Enterprise content management) je strategija koja kombinira različite IT tehnologije, alate i metode koje služe za unos, upravljanje, pohranjivanje, čuvanje i dijeljenje sadržaja u cijeloj organizaciji. Njegova ključna zadaća je povezati informacije i pripadajuće poslovne procese kroz jedinstvenu platformu i osigurati operativnu korist.
Postoji devet osnovnih područja/mogućnosti kojima se bavi ECM:
- Upravljanje poslovnim procesima
- Digitalizacija i proizvodnja sadržaja
- Upravljanje dokumentima
- Suradnja na dokumentima
- Upravljanje zapisima
- Upravljanje web sadržajem
- Elektroničke forme
- Upravljanje digitalnom imovinom
- Pretraživanje sadržaja
Kako vam ECM može pomoći?
Zamislite da su sve informacije i svi dokumenti lijepo složeni, strukturirani i dostupni svima prema definiranim pravima pristupa te da se putem tražilice s pomoću jedne riječi dođe do informacije, odnosno dokumenta. Upravo u tome leži sva moć ECM sustava čiji je cilj da poduzeća posluju efikasnije i kvalitetnije. ECM vam omogućuje da:
- Upravljate svojim dokumentima – ECM rješenje omogućit će vam potpuno i sigurno upravljanje dokumentima, od stvaranja do uništenja. Svi dokumenti trebaju biti centralizirani, međusobno povezani i organizirani na način da su lako dostupni i da ih je lako pretraživati.
- Smanjite operativne troškove – ECM rješenje eliminirat će troškove ispisa, dostave i spremanja papira jer će vaš sadržaj biti spremljen u digitalnom obliku. Skratiti ćete vrijeme potrebno za unos podataka, pripremu dokumentacije.
- Uvedete kontrolu nad dokumentima – ECM rješenja omogućuju jednostavnu provedbu vaših sigurnosnih pravila pri praćenju svih aktivnosti nad dokumentima. Omogućava izvješćivanje o promjenama kao i reviziju informacija. Nema potrebe brinuti o rokovima čuvanja dokumenata, budući da će vaše ECM rješenje automatizirati vrijeme zadržavanja svakog pojedinog dokumenta.
- Povećate zadovoljstvo zaposlenika, ali i korisnika – automatizacijom klasične papirologije i drugih administrativnih poslova, svojim zaposlenicima omogućit ćete jednostavan pristup potrebnim informacijama, olakšati distribuciju dokumentacije te poboljšati suradnju, a korisnicima bržu i bolju uslugu.
