Scroll to top
© 2020, eVision. Sva prava pridržana.
en hr

Kako opravdati ulaganje u alate za upravljanje poslovnim sadržajem?

Ako razmišljate o kupovini alata za upravljanje poslovnim sadržajem, jedno od najvažnijih pitanja trebalo bi biti: “Možemo li opravdati investiciju iz perspektive poslovanja?” Imajte na umu da softver za upravljanje sadržajem poduzeća može biti skup, pa racionalizirajte ulaganje s jasnim ciljevima, poput povrata ulaganja i/ili povećanja operativne učinkovitosti.

Kolika je vrijednost poslovnog sadržaja?

Poslovnim sadržajem nazivamo sve strukturirane i nestrukturirane podatke, dokumente, grafičke, video i audio zapise, različite baze podataka, emailove i sve ostale informacije koje prolaze organizacijom. Zbog velikih količina podataka, teško je pratiti i strukturirati sve informacije.

Za učinkovito upravljanje poslovnim sadržajem nije dovoljno znati  koliko dokumenata se nalazi unutar organizacije, nego je bitan i cjelokupni sadržaj svakog pojedinog dokumenta. Ovdje ključnu ulogu ima ECM čiji je glavni zadatak digitalizirati sadržaj, učiniti ga dostupnim, upravljati njime i sigurno ga distribuirati.

Što je ECM?

ECM (Enterprise content management) je strategija koja kombinira različite IT tehnologije, alate i metode koje služe za unos, upravljanje, pohranjivanje, čuvanje i dijeljenje sadržaja u cijeloj organizaciji. Njegova ključna zadaća je povezati informacije i pripadajuće poslovne procese kroz jedinstvenu platformu i osigurati operativnu korist.

Postoji devet osnovnih područja/mogućnosti kojima se bavi ECM:

  1. Upravljanje poslovnim procesima
  2. Digitalizacija i proizvodnja sadržaja
  3. Upravljanje dokumentima
  4. Suradnja na dokumentima
  5. Upravljanje zapisima
  6. Upravljanje web sadržajem
  7. Elektroničke forme
  8. Upravljanje digitalnom imovinom
  9. Pretraživanje sadržaja

Kako vam ECM može pomoći?

Zamislite da su sve informacije i svi dokumenti lijepo složeni, strukturirani i dostupni svima prema definiranim pravima pristupa te da se putem tražilice s pomoću jedne riječi dođe do informacije, odnosno dokumenta. Upravo u tome leži sva moć ECM sustava čiji je cilj da poduzeća posluju efikasnije i kvalitetnije. ECM vam omogućuje da:

  • Upravljate svojim dokumentima – ECM rješenje omogućit će vam potpuno i sigurno upravljanje dokumentima, od stvaranja do uništenja. Svi dokumenti trebaju biti centralizirani, međusobno povezani i organizirani na način da su lako dostupni i da ih je lako pretraživati.
  • Smanjite operativne troškove – ECM rješenje eliminirat će troškove ispisa, dostave i spremanja papira jer će vaš sadržaj biti spremljen u digitalnom obliku. Skratiti ćete vrijeme potrebno za unos podataka,  pripremu dokumentacije.
  • Uvedete kontrolu nad dokumentima – ECM rješenja omogućuju jednostavnu provedbu vaših sigurnosnih pravila pri praćenju svih aktivnosti nad dokumentima. Omogućava izvješćivanje o promjenama kao i reviziju informacija. Nema potrebe brinuti o rokovima čuvanja dokumenata, budući da će vaše ECM rješenje automatizirati vrijeme zadržavanja svakog pojedinog dokumenta.
  • Povećate zadovoljstvo zaposlenika, ali i korisnika – automatizacijom klasične papirologije i drugih administrativnih poslova, svojim zaposlenicima omogućit ćete jednostavan pristup potrebnim informacijama, olakšati distribuciju dokumentacije te poboljšati suradnju, a korisnicima bržu i bolju uslugu.

One organizacije koje uvedu kontrolu nad poslovnim sadržajem

omogućit će svojim zaposlenicima veću produktivnost, olakšati rad s dokumentima, ubrzati poslovne procese i uskladiti poslovanje s raznim propisima.

Related posts