Kako efikasno pripremati i voditi sjednice

„Ako bi trebali u jednoj riječi identificirati razlog zašto ljudska rasa nije i nikad neće doseći svoj puni potencijal, ta riječ bila bi – „sastanci.“

Dave Barry

Premda je autor citata s početka ovog teksta kolumnist koji najčešće piše humoristične tekstove, lako se složiti da sastanci zbilja nisu efikasan način vođenja posla… ako se ne rade ispravno.

U nastavku iznosimo nekoliko savjeta koji su se pokazali kao ključni za efikasno vođenje sjednica i sastanaka. Možda neke savjete već primjenjujete, no provjerite kojima biste mogli upotpuniti svoju praksu i postići još veću efikasnost.

Postavite dnevni red

Dnevni red svake sjednice ili sastanka sastoji se od niza točaka (npr. nabava novih strojeva) i podtočaka (npr. budžet za nabavku novih strojeva).

U pripremi sjednice obavezno definirajte:

naslov točke dnevnog reda,
izvjestitelja/icu za pojedinu točku dnevnog reda,
status točke dnevnog reda (npr. predložena, odobrena, usvojena, nije usvojena, odgođena),
sve navedeno i za podtočke dnevnog reda.

Pripremite sve materijale

Uz svaku točku i podtočku dobro je imati pripremljene dokumente, slike, videe ili prezentaciju. Ovi materijali pomažu sudionicima da aktivnije prate sjednice (koje često traju jako dugo) i jednostavnije donose odluke.

Vodite zapisnik po dnevnom redu

Dok sjednica traje, svi sudionici će iznositi svoje točke dnevnog reda te ih istovremeno komentirati. Na kraju razgovora o svakoj točci sudionici donose odluku glasanjem.

Aktivno pratite sve što se događa na sjednici i bilježite rezultate glasanja. Preporučamo da je jedna osoba dedicirana da stalno bilježi sve aktivnosti.

Odmah podijelite zadatke i zapisnik

Čim je sjednica gotova, sve materijale (dokumenti, slike, videi, prezentacije), uključujući i detaljan zapisnik, dostavite simultano svim sudionicima sjednice.

Ne zaboravite onemogućiti uređivanje materijala i zapisnika kako ne bi došlo do izmjene informacija.

Simultano sa zaključivanjem sjednice idealno je odmah podijeliti zadatke sudionicima. Premda su dogovoreni na samoj sjednici te se nalaze u zapisniku, dobro je izlučiti te zadatke i posebno ih poslati svakom sudioniku.

Prebacite sjednice u digitalnu sferu

Kada se sve ranije zbroji, u igri je iznimno puno zadataka, koji često nisu raspoređeni na puno osoba. Stiska s vremenom smanjuje koncentraciju i povećava mogućnost greške, a s brojem točaka i količinom dokumentacije proporcionalno se i povećava broj sati koji je potreban za cijeli proces.

Osim ako ga kompletnog prebacite u digitalnu sferu.

Primjerice, rješenje BoardPoint je aplikacija koju možete pokrenuti u bilo kojem web pregledniku i na jednom mjestu:

postaviti dnevni red sa pripadajućim točkama i podtočkama,
priložiti sve materijale u najvećoj kvaliteti, jednako vidljive svima,
voditi zapisnik i u realnom vremenu proglašavati status točaka dnevnog reda (odobrene, usvojene…), kao i rezultate glasovanja uz pripadajuće zadatke,
podijeliti materijale uključujući zapisnik i odluke.

Uz to, bez obzira gdje se nalazite, putem bilo kojeg uređaja možete aktivno sudjelovati na sjednici, bez ijednog fizičkog dokumenta, a sve napomene i dodatni sadržaji (rezultati glasanja, donesene odluke, izvršenje odluka) nalaze se na jednom mjestu.